Solutions Flex Travel Inc. (ci-après, “Flex”, “nous”, “notre” et “nos”) a à coeur le respect de votre vie privée. Or la présente politique (ci-après, la “Politique”) s’applique à notre site web (https://www.flextravelsolutions.com) (ci-après, le “Site Web de Flex”), à notre portail Internet (https://portal.flextravelsolutions.com/) (ci-après, le “Portail”) (le Site Web de Flex et le Portail étant, ensemble et à la fois, considérés comme le “Site”), ainsi qu’aux produits et services offerts ou exploités par Flex ou en son nom, si tant est que de tels produits et/ou services renvoient l’utilisateur à la présent Politique (cette dernière et le Site étant, ensemble et à la fois, considérés comme les “Services”). De fait, nous avons élaboré la présente Politique en vue de décrire de quelle manière nous traitons et protégeons les Informations Personnelles des gens qui accèdent aux (ou utilisent les) Services, que ce soit en ligne ou hors ligne (ci-après, “Vous”, “votre” ou “vos”).
VEUILLEZ LIRE LA PRÉSENTE POLITIQUE AVEC SOIN AFIN DE BIEN COMPRENDRE NOS PRATIQUES DE CUEILLETTE ET DE TRAITEMENT D’INFORMATIONS DE NATURE PERSONNELLE. EN ACCÉDANT AUX SERVICES ET/OU EN LES UTILISANT, VOUS ACCEPTEREZ IMPLICITEMENT LES TERMES ET CONDITIONS DE LA POLITIQUE DE MÊME QUE TOUTE MODIFICATION EN VIGUEUR AU MOMENT DE L’ACCÈS OU DE L’UTILISATION. SI VOUS ÊTES EN DÉSACCORD AVEC LE CONTENU DE LA POLITIQUE, VEUILLEZ VOUS ABSTENIR D’UTILISER LES SERVICES ET DE NOUS COMMUNIQUER QUELQUE INFORMATION PERSONNELLE QUE CE SOIT. Le champ d’application de la présente Politique, tout comme nos pratiques en lien avec la confidentialité, sont susceptibles de varier en fonction des pays où nous exerçons nos activités, et ce de manière à tenir compte de la législation en vigueur et des usages locaux.
La présente Politique se présente sous forme d’une Foire Aux Questions (FAQ) regroupant les rubriques ci-dessous. Vous n’avez qu’à cliquer sur une section particulière pour y accéder.
La Politique porte sur la cueillette et le traitement des Informations Personnelles que vous communiquez à Flex, dans l’un ou l’autre des cas suivants:
Dans la mesure où tous nos clients directs sont des entreprises (i.e. des agences de voyage et des fournisseurs de produits de voyage), la présente Politique ne s’appliquera pas à vous si vous êtes une personne physique faisant déjà affaires avec l’une ou l’autre de ces entreprises. En pareil cas, veuillez vous référer à la politique de confidentialité de votre fournisseur de services, puisqu’il est possible qu’elle diffère de la nôtre.
Chaque fois que vous visitez notre Site, nous repérons et recueillons automatiquement certaines informations de nature non personnelle, notamment (i) votre adresse IP, (ii) l’identification du serveur, (iii) le type d’ordinateur que vous utilisez, (iv) le nom du fureteur, et (v) le nombre de visionnements (ci-après, collectivement et à la fois, les “Informations Non Personnelles”). Pour en apprendre davantage au sujet des différentes catégories d’Informations Non Personnelles générées et/ou recueillies, de l’objectif de la cueillette et de la meilleure façon de désactiver les témoins (cookies), veuillez consulter la rubrique réservée aux Informations Non Personnelles.
Flex a désigné un Responsable de la Protection des Données dont la mission consiste à superviser la mise en oeuvre de la Politique et de traiter toute plainte en lien avec le traitement de vos Informations Personnelles.
Le Responsable de la Protection des Données a élaboré et mis à l’épreuve certains programmes de formation axés sur la sensibilisation des employés aux politiques adoptées par Flex en matière de confidentialité. Des mécanismes de sauvegarde ont été mis en place de manière à s’assurer qu’aucune Information Personnelle ne fait l’objet d’un accès ou d’une divulgation plus étendu(e) que ce qui est raisonnablement nécessaire en vue d’atteindre les fins auxquelles elle a été recueillie. Les catégories d’employés ayant accès à vos Informations Personnelles varieront en fonction des raisons pour lesquelles elles nous ont été communiquées. Dans le contexte d’une demande d’emploi, par exemple, vos informations seraient divulguées aux membres du département des ressources humaines, mais non à ceux de l’équipe en charge du marketing.
Il est possible que nous partagions vos Informations Personnelles avec certains tiers tenus légalement et contractuellement au respect de votre vie privée, qui ne seront autorisés à utiliser de telles informations que conformément à nos instructions.
Il est possible que nous obtenions de votre part un consentement dont la teneur et l’étendue varieront en fonction des circonstances et des lois en vigueur au sein de la juridiction où vous vivez. Dans certains cas, un consentement implicite se révélera suffisant, alors que dans d’autres la loi pourra exiger que nous obtenions un accord explicite (qui pourra notamment être donné verbalement, au moyen d’une signature ou par l’entremise d’une “boîte” cochée en ligne).
En certaines circonstances, il pourrait s’avérer impossible ou inadéquat de requérir votre consentement. Or en pareil cas, il est possible que nous recueillions, utilisions ou divulguions de telles informations sans votre accord. Mentionnons à titre d’exemple les situations suivantes: (a) s’il en va clairement de votre intérêt immédiat (comme en présence d’une urgence médicale ou d’un événement menaçant votre sécurité); (b) de manière à nous conformer aux dispositions d’une loi, d’un règlement, d’un mandat, d’une ordonnance judiciaire, ou d’une demande émise par quelque autorité gouvernementale; (c) si nous devons recouvrer une créance; (d) en vue de mener une enquête au sujet d’une fraude ou de quelque contravention aux lois ou aux dispositions d’une entente; (e) dans l’optique d’assurer la sécurité de membres de notre personnel et/ou de tiers se trouvant dans nos locaux ou installations; (f) en cas de réorganisation, de restructuration ou de quelque autre changement corporatif similaire; ou (g) dans toute la mesure ordonnée ou permise par la loi.
Flex identifie les raisons pour lesquelles certaines Informations Personnelles doivent être recueillies, et ce avant la cueillette ou au moment où elle a lieu. Bien que les fins auxquelles vos Informations Personnelles sont recueillies puissent varier selon les circonstances, elles devront obligatoirement se retrouver à la liste suivante :
Nous pourrions utiliser vos Informations Personnelles pour l’une ou l’autre des raisons suivantes:
Vous trouverez ci-dessous une description sommaire des différents types d’informations non personnelles que Flex et ses fournisseurs de services sont susceptibles de générer ou de recueillir, ainsi qu’un bref exposé des raisons d’une telle génération ou cueillette.
Flex ne transfère des Informations Personnelles qu’aux tiers devant y avoir accès en vue de satisfaire aux objectifs pour lesquels elles ont été recueillies. Au demeurant, un tel accès par des tiers ne sera consenti qu’à l’égard des seules Informations Personnelles absolument nécessaires à cette fin. En pratique, nous pourrions partager vos informations :
Sauf dans les cas énumérés ci-haut, et à moins qu’il n’en soit stipulé autrement à la présente Politique ou au moment de la cueillette, Flex ne pourra, en l’absence d’un consentement de votre part, vendre, louer ou partager vos Informations Personnelles, ni permettre à quelque tiers de les utiliser.
Les Informations Non Personnelles ne seront communiquées à nos fournisseurs et partenaires d’affaire que dans la perspective d’atteindre les objectifs définis ci-haut, ou encore dans la mesure où vous y aurez consenti. Il est également possible que nous partagions, avec certains fournisseurs d’outils d’analyse et de moteurs de recherche nous aidant à optimiser et à améliorer notre Site, des informations au sujet de notre volume d’utilisateurs présentées sous forme agrégée ou anonymisée.
Bien que son siège social soit situé à Montréal (province de Québec), Flex dessert une clientèle mondiale. Comprenez bien, ceci dit, que toutes vos données, incluant vos Informations Personnelles, seront hébergées, stockées et traitées au Canada, tant par notre bureau-chef que par notre fournisseur Amazon Web Services. Peu importe où elles seront emmagasinées (que ce soit par Flex ou Amazon Web Services), vos Informations Personnelles se verront attribuer un niveau de protection répondants aux exigences législatives et contractuelles en vigueur.
Il vous est possible de limiter la nature et la quantité des Informations Personnelles que Flex obtient à votre sujet, et ce simplement en choisissant de ne pas nous fournir d’Informations Personnelles. Soyez avisé(e), cependant, que certains Services ne pourront vous être offerts que si vous nous communiquez un certain nombre d’Informations Personnelles. D’autres portions de Services pourront vous demander si vous souhaitez être inscrit(e) à notre liste de contacts (en vue de participer à des sondages et d’être informé(e) d’autres services susceptibles de vous intéresser). Selon le pays où vous résidez, vous pourriez avoir l’opportunité :
Si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre des droits dont il est question ci-haut, veuillez nous contacter en gardant à l’esprit qu’aucun des droits en question n’est absolu. De fait, l’étendue des droits dont vous disposez variera en fonction de votre lieu de résidence. Il est même possible que certaines exigences législatives ou règlementaires nous obligent à (ou nous permettent de) rejeter votre demande d’exercice. S’il s’avère impossible pour nous de vous donner accès à vos Informations Personnelles, nous vous expliquerons pourquoi – sous réserve, encore une fois, des restrictions législatives ou règlementaires applicables.
Flex recourt à des contrôles techniques, physiques et administratifs en vue de protéger vos Informations Personnelles. Entre autres choses, celles-ci seront encodées tant en stockage qu’en transit; tous les bureaux qui ne sont pas utilisés sont fermés à clé; les employés, agents et fournisseurs autorisés n’auront à l’égard de vos Informations Personnelles qu’un accès limité aux fonctions qu’ils occupent; tous nos clients signent une entente portant sur la protection des données comportant certaines restrictions en matière de partage.
Bien malgré nous, et dans la mesure où aucune procédure ni méthode de contrôle n’est efficace à 100%, nous ne pouvons d’aucune manière garantir que vos Informations Personnelles ne seront jamais consultées, divulguées, altérées ou détruites en raison de l’échec de l’un ou l’autre de nos dispositifs de sécurité. Dans le même ordre d’idées, nous ne formulons aucune déclaration que ce soit à l’égard de la raisonnabilité, de l’efficacité ou de l’adéquation des procédures ou méthodes de contrôle que nous utilisons en vue d’assurer la sécurité des données. Il importe que vous contribuiez vous-même à la réduction des risques – notamment en ne communiquant que les Informations Personnelles dont Flex a absolument besoin et en mettant en place vos propres dispositifs de protection (mots de passe complexes, logiciels antivirus, éveil aux tentatives d’hameçonnage, etc.) Si Flex estime qu’il existe un risque substantiel de préjudice malgré les mesures protectrices qu’elle aura mises en place, nous vous en informerons au moment de la cueillette des informations.
Aucun de nos Services ne recueille volontairement quelque Information Personnelle que ce soit auprès d’enfants. Dans l’éventualité où un enfant que nous savons être mineur nous communiquait des Informations Personnelles le concernant, nous n’utiliserons celles-ci qu’en vue de l’informer directement que nous devons obtenir le consentement de ses parents avant de traiter ses Informations Personnelles.
Vos Informations Personnelles seront conservées tant et aussi longtemps que nous en aurons besoin afin d’atteindre les objectifs visés au moment de la cueillette. La période de conservation pourra varier en fonction de la nature, de la quantité et du caractère sensible des Informations Personnelles recueillies, la gravité du préjudice attribuable à un(e) éventuel(le) accès ou divulgation non autorisé(e), et les exigences législatives et règlementaires applicables. Lorsque vos Informations Personnelles ne seront plus raisonnablement nécessaires ou pertinentes (ou que la loi n’exigera plus leur conservation), elles seront détruites, effacées ou anonymisées.
À moins que la Législation applicable (notamment la Loi Anti-Pourriel Canadienne – ci-après, la “LAPC”) ne prévoie certaines exemptions, nous obtiendrons votre consentement avant de vous transmettre quelque Message Électronique Commercial que ce soit (par courriel ou autrement) (ci-après, “MEC”). Une exemption s’appliquera, par exemple, lorsque:
De manière générale, Flex pourra vous transmettre des MEC dans l’un ou l’autre des cas suivants :
Si vous ne souhaitez plus recevoir quelque offre promotionnelle de notre part, écrivez-nous à l’adresse [email protected] afin de mettre à jour vos paramètres d’abonnement.
Notre Site pourra, de temps à autre, contenir des liens provenant (et en direction) de sites web exploités par certains réseaux et annonceurs partenaires. Chaque fois que vous suivez de tels liens (le cas échéant), rappelez-vous que les sites web auxquels ils conduisent sont régis par des politiques de confidentialité et des pratiques de traitement d’Informations Personnelle qui leur sont propres, et que Flex n’assume aucune responsabilité que ce soit à l’égard de telles politiques ou pratiques. Assurez-vous de lire et de bien comprendre les politiques d’un autre site web avant de lui transmettre quelque Information Personnelle que ce soit. Les sites reliés au Site ne le sont qu’à titre de commodité, et il vous incombe d’utiliser chacun d’eux conformément à ses propres conditions d’utilisation et politiques en matière de confidentialité. Aucune inclusion d’un lien sur le Site ne signifie que Flex approuve, endosse ou parraine le site ou le service auquel il conduit. Si certains tiers choisissent de partager avec nous les Informations Personnelles se trouvant sous leur contrôle, un tel partage aura lieu conformément à la politique de confidentialité propre à chacun.
Flex se réserve le droit d’apporter des changements à la Politique à tout moment. Tout changement ainsi apporté sera publié sur la présente page web de manière à ce que vous demeuriez toujours au fait de nos pratiques en matière de confidentialité. La date d’entrée en vigueur de la version révisée de la Politique figurera au nouveau texte. Nous vous invitons donc à consulter la présente page sur une base régulière afin de vérifier si des mises à jour ou d’autres modifications y ont été apportées.
Flex a désigné un Responsable de la Protection des Données dont la mission consiste à superviser la mise en oeuvre de la Politique et d’adresser toute préoccupation en lien avec le traitement de vos Informations Personnelles. Vous pouvez contacter cette personne aux coordonnées suivantes:
Responsable de la Protection des Données
Solutions Flex Travel Inc.
3 Place Ville Marie (Suite 400)
Montreal (Quebec) H3B 2E3
Tel: [tel#]
Courriel: [email protected]
Date de la dernière mise à jour: 10-avril-2020
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